1. La soumission est d'abord annoncée par une déclaration d'intention. Celle-ci permet au Comité éditorial de vérifier l'adéquation du sujet proposé avec l'appel en cours.

2. La version 1 est soumise en mode anonyme à deux lecteurs, anonymes eux aussi (procédure en double aveugle) et choisis parmi les membres du Comité scientifique en considérant, dans la mesure du possible, un lecteur issu des sciences et techniques et un lecteur issu des sciences humaines.

3. Chacun des deux lecteurs retourne ses commentaires et ses recommandations à adresser anonymement aux auteurs, ainsi que son évaluation auprès du Comité éditorial. Celle-ci peut proposer une des quatre conclusions suivante :
 

    [AC] soumission acceptée telle quelle
    [Rm] soumission invitée à une révision mineure
    [RM] soumission nécessitant une révision majeure
    [RU] soumission autorisée à une révision ultime
    [RF] soumission refusée.

4. Le comité aiguille alors les soumission selon les quatre situations suivantes :

4.1 Avec deux évaluations de type [AC+AC] ou [AC+Rm] ou [Rm+Rm], la contribution est acceptée. La version 2, intégrant les suggestions et corrections mineures, sera la version finale, qui sera publiée.

4.2 Avec des évaluations de type [Rm+RM] ou [RM+RM], la soumission est renvoyée aux auteurs, leur demandant de corriger le texte selon les demandes des deux lecteurs. La version 2 doit être retournée avec une fiche de "réponse aux lecteurs" expliquant les modifications apportées et justifiant celles qui ne sont éventuellement pas répondues (suite de la procédure au point 5).

4.3 Avec des évaluations contradictoires de type [AC+RM] ou [AC+RF] ou [Rm + RF], signifiant que les lecteurs énoncent des avis divergents, le comité fait appel à un meta relecteur (suite au point 7).

4.4 Avec des évaluations de type [RM+RF] ou [RF+RF], le papier est refusé. Au regard des arguments avancés par l'avis des lecteurs, les auteurs peuvent porter une réclamation auprès du Comité éditorial (suite au point 6).

5. La version 2 de la soumission, accompagnée de la fiche de réponse aux lecteurs, est transmise, toujours anonymement, au lecteur dont l'avis était le plus sévère parmi les deux qui ont évalué la première version. Ce lecteur est alors dit "lecteur de référence".
Sur base de ce texte modifié et des réponses apportées, le lecteur de référence procède à une évaluation qu'il peut qualifier de deux façons : (5.1) il peut accorder l'acceptation [AC] ou (5.2) solliciter une demande de révision mineure [Rm], auquel cas, le texte est retourné aux auteurs par le comité éditorial, leur demandant d'ajuster le texte en version 3, qui sera acceptée à la publication. Sinon, le lecteur de référence doit signifier son embarras auprès du Comité éditorial (suite au point 7).
 

6. En cas de refus, les auteurs peuvent introduire une réclamation motivée auprès du Comité éditorial, qui décide de la soumettre ou non à un meta-relecteur (suite au point 7).

7. En cas de réclamation ou d'arbitrage nécessaire, le Comité éditorial confie la soumission à un meta relecteur senior qu'il désigne parmi les membres du Comité scientifique (suite au point 8).

8. Le meta relecteur est chargé de l'arbitrage. Il lit l'article en version 1, les évaluations des deux lecteurs, l'article en version 2 et sa fiche de réponse, et enfin l'avis du lecteur de référence. Il rédige son avis de meta relecteur et l'adresse avec ses recommandations auprès du Comité éditorial (suite aux point 8.1 ou 8.2).

8.1. Le meta relecteur peut  énoncer un avis de révision ultime [RU], sollicitant une version 3 de la soumission, en exprimant ses demandes précises et strictes (suite au point 9).

 

8.2 Le meta-relecteur peut également recommander un refus [RF], qu'il soumet au Comité éditorial (suite au point 9.2).

9.1 Le meta relecteur examine la version 3 avec le comité éditorial. Si celle-ci répond aux demandes précises, elle est déclarée acceptée, éventuellement avec révision mineure, en version 4 finale.

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9.2 Le Comité éditorial prend acte de l'avis négatif du meta relecteur  et conclut l'évaluation en un refus définitif.

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B. Procédure d'évaluation d'un poster

1. La version 1 du poster comporte une planche et une page d'explications, composées selon le canevas fourni. Elle est adressée au Comité éditorial qui la soumet à un lecteur anonyme (procédure en simple aveugle), choisi parmi les membres du Comité scientifique.

2. Celui-ci analyse la proposition avec une attention particulière sur les formalismes visuels. Il rédige son avis sur base d'une fiche d'évaluation type, dans laquelle il formule ses recommandations au Comité éditorial.

3. Le Comité éditorial transmet aux auteurs l'avis et les suggestions émises, tant que le fond que sur la forme, et les invite à livrer leur version 2. 

4. Les versions 2 reçues sont classées par ordre d'intérêt par le Comité éditorial, en fonction de l'adéquation de leur sujet avec les termes de l'appel. Préalablement, le Comité fixe le nombre de posters à accepter, en fonction des capacités de la publication et des lieux d'affichage (la cible correspondant à une dizaine de planches). Il informe les auteurs des posters classés sous ce nombre de l'acceptation de leur soumission.

5. Dans le cadre de la conférence, les posters retenus sont imprimés et affichés par les soins du comité d'organisation. Les auteurs sont invités à emporter leur poster à l'issue de l'événement.